IT w małej firmie — 10 rzeczy, które warto mieć uporządkowane
W małej firmie informatyką zajmuje się zwykle „ten, kto się zna”: właściciel, księgowa albo syn szefa. Działa, dopóki nic się nie psuje. Kłopot zaczyna się, gdy padnie dysk z fakturami, pracownik odejdzie z jedynym hasłem do poczty albo ktoś kliknie w fałszywą fakturę. Poniższa lista pomoże sprawdzić, czy podstawy są na miejscu. Nie musisz mieć wszystkiego od razu; zacznij od punktów, które budzą największy niepokój.
1. Automatyczna kopia zapasowa, która jest sprawdzana
Kopia musi robić się sama, bez polegania na pamięci jednej osoby, i obejmować wszystkie ważne dane: dokumenty, pocztę, bazy programów księgowych i magazynowych. Przynajmniej jedna kopia powinna być poza biurem lub odłączona od sieci, żeby nie zaszyfrował jej ransomware. I najważniejsze: raz na jakiś czas spróbuj coś z niej przywrócić. Kopia, której nigdy nie sprawdzono, to tylko nadzieja. Podstawy opisałem w poradzie o kopii zapasowej.
2. Spis sprzętu, kont i licencji
Prosta tabela wystarczy: jakie komputery, drukarki i routery są w firmie, kto z nich korzysta, jakie programy i licencje są opłacone i do kiedy. Do tego lista kont: domena, hosting strony, poczta, bankowość, systemy branżowe. Przy awarii albo odejściu pracownika ta tabela oszczędza godziny szukania.
3. Hasła i dostęp w rękach firmy
Konto administratora domeny i poczty powinno należeć do firmy, nie do byłego pracownika czy znajomego, który „kiedyś to ustawiał”. Każdy pracownik powinien mieć własne konto, a nie jedno wspólne hasło przyklejone do monitora. Wygodnym rozwiązaniem jest firmowy menedżer haseł, w którym właściciel ma dostęp do wszystkich kluczowych kont.
4. Weryfikacja dwuetapowa
Włącz ją wszędzie, gdzie się da: poczta firmowa, bankowość, Microsoft 365 lub Google Workspace, systemy księgowe, panele sklepu internetowego. To najprostsza i najtańsza ochrona przed przejęciem konta po wycieku hasła.
5. Aktualne systemy i programy
Komputery z systemem bez wsparcia to otwarte drzwi dla przestępców. Sprawdź, czy w firmie nie zostały maszyny z Windows 10 bez aktualizacji (więcej w poradzie o końcu wsparcia Windows 10). Aktualizacje systemu, przeglądarek, programu antywirusowego i oprogramowania routera powinny instalować się automatycznie albo według ustalonego harmonogramu.
6. Osobna sieć Wi-Fi dla gości
Klienci w poczekalni nie powinni łączyć się z tą samą siecią, w której stoją komputery z danymi i drukarka. Większość routerów pozwala utworzyć sieć gościnną odizolowaną od firmowej. Przy okazji zmień fabryczne hasło administratora routera. Więcej o sieciach w poradzie o Wi-Fi.
7. Poczta na własnej domenie
Adres „biuro@twojafirma.pl” wygląda profesjonalnie i daje kontrolę: możesz założyć i zamknąć skrzynkę pracownika, przekierować pocztę po jego odejściu i zachować korespondencję. Upewnij się też, że domena ma skonfigurowane zabezpieczenia SPF, DKIM i DMARC. Utrudniają podszywanie się pod Twoją firmę i zmniejszają ryzyko, że Twoje maile trafią do spamu u klientów.
8. Procedura na fałszywe faktury i zmianę numeru konta
Jedno z najczęstszych oszustw wobec firm: mail od „kontrahenta” z informacją o nowym numerze konta albo pilna faktura do zapłaty. Ustal prostą zasadę: każdą zmianę numeru konta potwierdzasz telefonicznie, na numer znany wcześniej, a nie podany w mailu. Przeszkól z tego osoby, które robią przelewy. O podobnych sztuczkach przeczytasz w poradzie o fałszywych SMS-ach i mailach.
9. Porządek przy przyjściu i odejściu pracownika
Nowa osoba dostaje własne konto, dostęp tylko do tego, czego potrzebuje, i krótkie omówienie zasad. Przy odejściu wyłączasz konta tego samego dnia, zmieniasz wspólne hasła, odbierasz sprzęt i przekierowujesz pocztę. Bez spisanej procedury te kroki łatwo pominąć.
10. Kontakt na wypadek awarii
Wiesz, do kogo zadzwonić, gdy nie działa internet, drukarka albo komputer z programem do fakturowania? Zapisz numery do operatora internetu, dostawcy programu branżowego i informatyka w widocznym miejscu. Ustal też, co robicie, gdy główny komputer padnie: na którym stanowisku da się pracować awaryjnie i skąd odtworzyć dane.
Ile punktów masz odhaczonych?
Jeśli mniej niż połowę, nie panikuj, ale potraktuj to jako zadanie na najbliższe tygodnie. Najwięcej bezpieczeństwa dają punkty 1, 3 i 4: kopia, kontrola nad hasłami i weryfikacja dwuetapowa.
Opieka IT dla małych firm w Szczecinie
Pomagam małym firmom w Szczecinie i okolicach uporządkować te sprawy: ustawiam kopie zapasowe, sieć, pocztę i konta pracowników, prowadzę spis sprzętu i jestem pod telefonem, gdy coś przestaje działać. Szczegóły na stronie opieka IT dla firm.